こんにちは、リアデジ代表の鈴木です。

今回は私が会社員時代にkintone導入プロジェクトを担当した話をしますね。
当時は子会社へ出向中で、社員15名程度（うち営業8名）で日本全国を担当。

総務担当が経理も情報システムも担当し、その人のマンパワーではなかなか新しいことは導入できない状況でした（中小企業あるあるですね）。

1.課題山積の営業現場…kintone導入前のリアル

「営業管理のシステムを導入したいけど、高すぎる…」「メンバーのITリテラシーが不安…」こんな悩みを抱えている企業は少なくありません。

私が会社員時代に子会社へ出向した際も同じ状況でした。

親会社ではSalesforceを活用していましたが、子会社では費用面から導入は不可能。さらに、当時の当社の営業組織は、以下のような課題を抱えていました。

・日本全国を出張で飛び回る営業担当：事務所にいる時間が少なく、情報共有が遅れる。
・紙ベースの稟議：ノートPCはあっても、稟議の処理のためには事務所に戻る必要があり、スピード感が全くない。
・属人化した商談管理：各担当がエクセルやノートで管理。報告漏れや、受注確度・進捗状況の定義がバラバラで、集計時に手作業と判断が必要。
・タイムリーな状況把握が不可能：集計に時間がかかるため、足元の受注状況や利益目標を考慮した、迅速な戦略判断ができない。

特に、報告の「漏れ」や「定義のズレ」は迅速な経営判断に大きく影響していました。

2.なぜ「kintone」だったのか？ 導入経緯

高額なシステムは選べない状況のなか、私が注目したのはコストパフォーマンスとノーコードである「kintone（キントーン）」でした。

導入の目的はシンプルです
・商談情報のリアルタイム共有と属人化の解消
・外出先からでも可能な承認フローの確立

特に、既存の運用（紙やエクセルでの管理方法）を再現しつつ、デジタルへ移行できるkintoneの柔軟性は、ITに疎いメンバーが多い状況では非常に魅力的でした。

3.【成功の鍵】ITが苦手なメンバーを巻き込む方法と工夫

私が担当したkintone導入プロジェクトは通常業務と兼任でした。
加えて、私は当時30代でしたが、他の営業メンバーは40〜50代が多く、ITリテラシーにはバラツキがありました。

そこで、以下の2点を実施しました。

ITベンダーの力を借りて「骨組み」はプロに任せる

既存データの移行や初期フォーマットの作成といった技術的な「骨組み作り」はベンダーの導入支援を依頼しました。これにより私の負荷＋通常業務への影響を抑えつつ、スムーズな立ち上げを目指しました。

「運用の改善」に関わる部分は現場の私が担当する

一方で「現状の運用を踏まえた修正（かつ私にできそうな部分）」は、現場を知る私が担当してベンダーへの委託コストを抑えました。

＜顧客管理・案件管理＞
ベンダーへ依頼した初期フォーマットへ、各メンバーから出ていた従来の改善点を追加対応。まずは現状に近い形でみんなが「入力しやすいこと」を最優先

＜承認フローの電子化＞
最も非効率だった紙の稟議をkintoneの承認フロー機能で電子化

これにより、メンバーは「新しい操作を覚える」というより、「いつもの業務をkintoneで行うだけ」という意識に加えて、「現場の意見が反映された」という前向きな意識で移行が進みました。

4.kintone導入で得られた劇的な変化

kintone導入の結果、私たちの営業組織は劇的に変わりました。

営業担当者の変化

・導入前：事務所に戻らないと稟議書を作成できない　→　導入後：外出先からスマホ・PCで情報入力、承認申請が可能に。タイムリーな対応が実現
・導入前：マネージャーとの会話は、案件概要・進捗の共有に大半の時間を費やす　→　導入後：kintoneで進捗は共有済み。会話は今後のアクションや案件の取捨選択に集中

マネージャー・経営層の変化

・導入前：集計に時間がかかり、タイムリーに状況が把握できない　→　導入後：リアルタイムで足元の状況（受注状況、残商談、今期の着地見込み）を把握
・導入前：属人化した判断に対して手作業が必要　→　導入後：定義の統一されたデータにより、迅速かつ正確な経営判断が可能
・導入前：各担当の商談の質が見えづらい　→　導入後：KPI（競合状況毎の商談量などの重要指標）を設定し、各担当の状況を定量的に分析可能

特に、承認フローが電子化されたことは業務スピード向上に大きく貢献しました。「紙の稟議書のために事務所に戻る」という時間がなくなったからです。
（本当にこれは良かったです！）

5.まとめ

kintone導入による営業DXは想像以上の効果をもたらしました。
単なる業務効率化を超えて、営業組織の質向上を実現できたのが最大の成果です。

営業管理システムの導入を検討されている企業の皆様にとって、本体験談が参考になれば幸いです。kintoneは特に中小企業における営業DXの第一歩として、非常に有効な選択肢だと確信しています。

導入の際は現状の業務フローをしっかりと分析し、段階的な導入計画を立てることが成功のポイントです。また、社内のITリテラシーに応じて適切なサポート体制を構築することも重要な要素となります。

営業管理システムの導入や、営業の仕組みづくりでお悩みの方は、無料相談のお申し込みページからご相談ください。営業の進め方は、「中小企業の新規開拓は何から始める？」でも紹介しています。私たちの支援内容は、リアデジのサービス紹介ページでもご覧いただけます。

ではまた！

鈴木亨
著者
鈴木　亨
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保有資格：中小企業診断士（国内唯一の経営コンサルティング国家資格）
リアデジ　代表

リース会社でのBtoBの新規開拓、新規事業推進、資金繰り・資金調達の経験を経て、「リアデジ」を設立。現在はマーケティング戦略立案からSEO・MEO・メルマガ・ホームページ改善などの施策を一気通貫で行うことで、顧客の売上拡大を支援している。Webマーケティングだけではなく、顧客の営業活動を現場に入って支援できることが強み。