こんにちは、リアデジ代表の鈴木です。
「ホームページの問い合わせフォームから、営業のメールばかり届く」「本当のお客様の連絡が埋もれてしまいそう」。こうしたご相談をいただくことがあります。
この記事では、中小企業診断士の立場から、問い合わせフォームの営業メール対策を5つにまとめました。設定が簡単なものから順に紹介します。先にお伝えすると、営業メールを完全にゼロにする方法はありません。目指すのは、営業メールを減らし、本物の問い合わせを見逃さない形です。
なぜホームページに営業メールが届くのか
ホームページの問い合わせフォームは、誰でも連絡できる入り口です。そのため、営業をしたい会社にとっても、担当者に直接メッセージを届けられる手段として使われています。会社の規模に関係なく、フォームを公開していれば届く可能性があります。
営業メールには、人が1通ずつ書いて送るものと、ツールで自動的に送られるものがあります。自動のものは数が多くなりやすく、人が送るものは内容が読み取りにくいことがあります。まずはこの違いを知っておくと、対策を選びやすくなります。
なお、リアデジでは問い合わせフォームから営業することはしていません。
放っておくと起きること
営業メールが増えると、困ることが2つあります。
ひとつは、本物の問い合わせが埋もれることです。よくあるご相談では、毎日のように届く営業メールに慣れてしまい、新規のお客様からの連絡に気づくのが遅れたというお話があります。返信が遅れると、他社に決まってしまう可能性もあります。
もうひとつは、確認と返信の手間です。1通ずつ中身を読んで判断する時間は、小さく見えても積み重なると大きな負担になります。ホームページは売上につなげるためのものですので、問い合わせを見逃さない仕組みは大切です。
営業メールを減らす5つの対策
1. 用件の種類を選択式にする
フォームに「ご用件の種類」を選ぶ欄を作ります。たとえば「サービスについてのご相談」「採用について」「その他のご連絡」のように分けます。届いた時点で用件が分かるので、見る順番を決めやすくなります。
ただし、選択肢を増やしすぎると、本物のお客様が迷います。3〜5個ほどに絞るのが目安です。
2. フォームの上にやさしい注意書きを入れる
「営業のご連絡はこちらから返信できない場合があります」のように、フォームの上に一文を添えます。強い言い方にするとお客様にも冷たい印象を与えるため、やわらかい表現がおすすめです。
注意書きだけで営業メールが止まるわけではありません。それでも、人が書くメールの一部には、一定の効果が期待できます。
3. 営業用と通常用で受信先を分ける
営業の連絡は別のフォームか別のメールアドレスで受けて、通常の問い合わせと分けます。「提案やご案内は、こちらのフォームからお願いします」と案内を添える形です。
営業を断らずに仕分けるので受信箱が整理されます。通常の問い合わせに集中できるため、見落としの防止に役立ちます。フォームが2つになる分、管理の手間は少し増えます。
4. 自動のスパム対策を入れる
自動で送られるメールには、reCAPTCHAなどの仕組みが有効です。reCAPTCHAはGoogleが提供する仕組みで、ユーザーに操作をさせずに、人間らしい動きかどうかをスコアで判定する方式（v3）があります。ほかにも、同じ役割のサービスが複数あります。
多くのホームページ制作ツールやフォームのプラグインに組み込めます。ただし、人が手で送る営業メールには効きません。また、仕組みが重いと、本物のお客様が送信できなくなることもあります。導入するときは、提供元の最新の案内を確認し、実際に自分で送信して動作を確かめてください。
5. 届いたあとのルールを決める
どれだけ対策をしても、営業メールは届きます。そこで、届いたあとの扱いを決めておきます。
・営業メールには返信しない、と社内で決めておく
・受信箱で営業メールを自動的に別のフォルダーに振り分ける
・月に1回、フォームの設定と届いたメールの傾向を見直す
誰が見ても同じ判断ができるようにしておくと、対応が楽になります。
件数が多い場合は、AIに仮の仕分けを任せる方法もあります。届いたメールの文面をAIに読ませて、営業か本物の問い合わせかを判定し、「営業の可能性あり」のラベルを付けるといった使い方です。決まった言葉だけで振り分けるルールより、言い回しを変えた営業にも対応しやすくなります。
ただし、AIの判定は間違えることがあります。そのため、AIが営業と判定したメールも削除や自動返信はせず、最後は人が目で確認してください。また、問い合わせにはお名前や連絡先が含まれます。外部のAIサービスに送るときは、利用規約とプライバシーポリシーを確認しておくと安心です。
やりすぎに注意：本物の問い合わせを減らさない
営業メールを減らしたいあまり、フォームを厳しくしすぎると、本物の問い合わせまで減ってしまいます。たとえば、入力項目を増やしすぎる、確認の手順が多い、といった形です。
また、問い合わせページを検索結果に出さない設定（noindex）で、営業メールが減ったという話もあります。しかし、本当に探しているお客様もページを見つけにくくなるため、売上への影響を考えると、私たちは原則おすすめしていません。
大切なのは、営業メールを減らすことと、問い合わせを増やすことの両方を考えることです。問い合わせを増やす方法は、ホームページからの問い合わせを増やす方法の記事で紹介しています。
よくある質問
営業メールを完全になくせますか？
営業メールに返信は必要ですか？
reCAPTCHAを入れれば十分ですか？
まとめ
営業メール対策は、用件の選択式、やさしい注意書き、受信先の分け方、自動のスパム対策、届いたあとのルールの5つが基本です。無理に断ろうとせず、仕分けて負担を減らす考え方で進めてください。厳しくしすぎて、本物の問い合わせを減らさないことも大切です。
自社のホームページの設定に迷うときや、問い合わせを増やす改善まで相談したいときは、無料相談のお申し込みページからお気軽にご連絡ください。
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保有資格：中小企業診断士（国内唯一の経営コンサルティング国家資格）
リアデジ 代表
リース会社でのBtoBの新規開拓、新規事業推進、資金繰り・資金調達の経験を経て、「リアデジ」を設立。現在はマーケティング戦略立案からSEO・MEO・メルマガ・ホームページ改善などの施策を一気通貫で行うことで、顧客の売上拡大を支援している。Webマーケティングだけではなく、顧客の営業活動を現場に入って支援できることが強み。